Changer de comptable : quand, comment et quels documents demander

Vous y pensez depuis un moment. Votre comptable répond lentement, sa facture augmente un peu chaque année, ou vous ne savez franchement pas où en est votre entreprise individuelle avant qu’il vous fasse un retour au printemps. Pourtant, vous remettez à plus tard, parce que changer ressemble à quelque chose qui va vous occuper pendant des mois.

C’est beaucoup plus simple que ça, à condition de savoir à quoi vous attendre et dans quel ordre procéder. Vous découvrirez ci-dessous les options possibles, comment préparer votre changement, ce que contient votre lettre de mission, quels documents vous pouvez demander et que faire de vos mandats fiscaux.

D’abord ceci : vous n’êtes obligé à rien

En tant qu’entreprise individuelle, vous n’êtes pas légalement obligé d’avoir un comptable. Vous devez bien tenir une comptabilité correcte et introduire vos déclarations à temps, mais vous choisissez librement qui s’en charge.

Cela ne veut pas dire que votre comptable est inutile. Pour beaucoup d’indépendants, la solution intermédiaire fonctionne le mieux, avec un logiciel de comptabilité dans lequel votre comptable continue simplement à garder un œil.

Que choisir à la place ?

Arrêter avec votre comptable ne signifie pas forcément chercher un autre bureau. Vous avez trois options, et dans deux d’entre elles, vous faites le travail dans un logiciel de comptabilité.

Vous-même, avec un logiciel de comptabilité

Pour beaucoup d’entreprises individuelles, c’est tout à fait faisable, surtout si votre activité reste simple. Vous créez vos factures, scannez vos tickets, introduisez votre déclaration TVA et préparez votre déclaration fiscale, le tout sur la même plateforme. Vous limitez vos coûts et vous voyez chaque jour où vous en êtes, au lieu d’une fois par an.

Avec un logiciel de comptabilité, et votre comptable garde un œil

C’est la solution que choisissent la plupart des gens. Vous vous occupez de l’administration quotidienne, tandis que votre comptable garde l’accès, contrôle tout et vous conseille là où ça compte. Vous travaillez sur la même plateforme, donc plus personne n’attend un e-mail avec une pièce jointe.

Vous ne payez alors plus que pour le travail où votre comptable fait vraiment la différence, et vous gardez vous-même une vue d’ensemble sur ce qui rentre et ce qui reste à faire.

Un autre bureau

Vous confiez à nouveau tout à quelqu’un d’autre. C’est la solution qui demande le moins d’efforts, mais vous gardez les deux mêmes inconvénients qu’avant : vous payez le prix fort et vous ne savez où vous en êtes que lorsque quelqu’un d’autre vous fait un retour.

Quelle que soit l’option choisie, cela ne change rien à ce que vous devez demander. La liste est la même dans les trois cas.

Quand changer de comptable ?

Inutile d’attendre le 1er janvier. Vous pouvez changer toute l’année, car vous convenez simplement d’une date de reprise et tout ce qui précède cette date reste chez votre ancien comptable.

Ce qui fait vraiment la différence, c’est la préparation. Demandez vos documents avant de résilier, vérifiez quels mandats sont en cours et décidez à l’avance comment vous voulez continuer, car le changement lui-même prend alors quelques jours au lieu de plusieurs mois.

Tenez aussi compte des périodes de pointe. Si vous déclarez trimestriellement, vos échéances TVA tombent vers le 25 janvier, avril, juillet et octobre, et au printemps et en été, chaque bureau est en pleine période de déclarations à l’impôt des personnes physiques. Prévoyez donc de préférence votre date de reprise juste après une telle échéance, pour que le trimestre en cours soit bien clôturé. Vérifiez toujours les dates exactes dans le calendrier TVA du SPF Finances.

Vérifiez d’abord ce que dit votre lettre de mission

Entre vous et votre comptable, il doit exister une lettre de mission écrite. Pour les professionnels agréés, elle est obligatoire, et elle reprend les obligations réciproques, les honoraires convenus et les délais applicables.

Deux éléments sont importants pour votre changement : le délai de préavis et la question de savoir si une indemnité de rupture est prévue. Trois mois est un délai de préavis courant, mais cela varie d’un bureau à l’autre, donc vérifiez-le avant de fixer une date de reprise.

Résiliez toujours par écrit, avec une date de fin claire, et demandez vos documents dans ce même e-mail. Ainsi, tout passe par un seul canal et vous évitez toute discussion ultérieure sur ce que vous avez demandé et quand.

Vos documents vous appartiennent, même si une facture est encore impayée

C’est le point sur lequel les gens hésitent le plus, et la réponse est claire : votre comptable ne peut pas retenir vos pièces parce que des honoraires restent impayés.

L’ITAA, l’organisation professionnelle des experts-comptables et des conseillers fiscaux, parle d’interdiction de rétention. Un professionnel doit mettre sans délai tous les livres et documents de son client à sa disposition, indépendamment du paiement des honoraires, et celui qui ne le fait pas commet une infraction disciplinaire.

Faites toutefois la différence entre vos pièces et son travail. Vos factures, extraits de compte, journaux et comptes vous appartiennent, tandis que les documents de travail internes qui lui ont permis d’arriver à ce résultat ne vous appartiennent pas toujours. En pratique, ils sont pourtant souvent transmis lors d’un transfert entre bureaux, par confraternité.

S’il reste une facture impayée, payez-la tout simplement. Cette discussion n’a rien à voir avec votre droit à vos propres documents, et vous n’avez rien à gagner à lier les deux.

Demandez ces documents

Plus votre dossier est complet, moins vous devrez reconstituer par la suite, que vous continuiez seul ou avec un autre bureau. Voici la liste à reprendre dans votre e-mail de résiliation :

• Vos déclarations à l’impôt des personnes physiques des dernières années, avec l’annexe relative à vos bénéfices ou profits
• Vos déclarations TVA de cette année et de l’année dernière, et le listing clients annuel si vous êtes assujetti à la TVA
• Vos journaux : le journal des achats, le journal des ventes, le journal financier et le livre d’inventaire
• Le tableau d’amortissement de vos investissements, avec pour chaque investissement la date d’acquisition, la valeur d’acquisition, la durée d’amortissement et ce qui a déjà été amorti
• L’aperçu des factures clients et fournisseurs ouvertes à la date de reprise
• Votre dernier inventaire de stock, si vous travaillez avec du stock
• Vos factures d’achat et de vente elles-mêmes, en version numérique ou papier
• Les avertissements-extraits de rôle et la correspondance avec le fisc

Demandez aussi tout en version numérique, dans un format que vous pouvez ouvrir sans le logiciel de votre ancien bureau. Un PDF ou un fichier Excel fonctionne toujours, alors qu’un export d’un logiciel que vous n’avez pas ne vous sert à rien.

N’oubliez pas vos mandats fiscaux

Votre comptable a probablement un mandat pour introduire des déclarations en votre nom. Cela passe par l’application Mandats du SPF Finances, notamment pour Tax-on-web, Intervat et MyMinfin.

Par type de mandat, il ne peut y avoir qu’un seul mandataire actif à la fois, donc l’ancien mandat doit être arrêté avant que vous puissiez désigner un nouveau mandataire. Intégrez-le dans vos accords sur la date de fin, sinon personne ne pourra introduire votre déclaration au moment où une échéance approche.

Si vous faites désormais votre déclaration TVA vous-même, vous n’avez plus besoin de mandataire du tout. Vous vous connectez simplement à Intervat avec votre eID ou itsme.

Comment démarrer dans Dexxter

Une fois vos documents reçus, le reste consiste surtout à compléter des données. Dans Passage à Dexxter : comment procéder ?, nous passons en revue étape par étape vos frais, vos revenus et vos amortissements.

Ce que vous devez transférer exactement dépend de votre statut TVA. Choisissez l’article qui correspond à votre situation :

• Assujetti à la TVA et passer à Dexxter
• Exempté de TVA (petite entreprise) et passer à Dexxter
• Non assujetti à la TVA (art. 44) et passer à Dexxter
• Assujetti mixte à la TVA (art. 44 et art. 56) et passer à Dexxter

Un abonnement annuel coûte 220 euros hors TVA si vous n’êtes pas assujetti à la TVA ou si vous êtes exempté de TVA, et 290 euros hors TVA si vous êtes assujetti à la TVA. Si vous préférez payer au mois, c’est 23 euros ou 30 euros hors TVA.

Pour conclure

Changer de comptable n’est pas une rupture, c’est simplement un dossier qui déménage, et vous n’avez pas besoin d’attendre janvier. Vérifiez votre délai de préavis, résiliez par écrit en indiquant une date, demandez vos documents et votre tableau d’amortissement, et réglez vos mandats avant la prochaine échéance.

Vous ne savez pas encore si vous voulez tout faire vous-même ou plutôt opter pour la solution intermédiaire ? Inutile de décider aujourd’hui. Essayez Dexxter gratuitement pendant 30 jours, sans carte de crédit, et voyez jusqu’où vous arrivez seul. 27.000+ indépendants vous ont précédé.