note de frais scolaire pour les écoles

Chère communauté, j’ai acheté du matériel pour une école qui m’a été remboursé via une note de frais. J’ai reçu les factures du matériel et les ai enregistrées comme dépenses. Comment dois-je enregistrer la note de frais, car il ne s’agit pas d’une facture ? Et qu’en est-il de la tVA ?