La numérisation progresse à grands pas en Belgique. Fin 2024, notre pays comptait déjà 1 299 825 indépendants, soit une augmentation de 1,6 % en une année. Tous ces entrepreneurs doivent désormais respecter une nouvelle règle : à partir du 1ᵉʳ janvier 2026, les factures B2B devront être envoyées obligatoirement via Peppol.
Le problème ? Beaucoup de petits entrepreneurs ne savent même pas ce qu’est Peppol, et encore moins comment s’en servir. Il y a donc de fortes chances que l’un de vos clients ne soit pas encore sur Peppol. Ce guide pratique vous aide à vérifier si votre client a une adresse Peppol, à le convaincre gentiment et à éviter le chaos des factures en double.
Comment savoir si votre client utilise déjà Peppol ?
Il existe deux façons de savoir rapidement si votre client dispose déjà d’un identifiant Peppol et est donc connecté au réseau.
Via Dexxter, vous voyez immédiatement si votre client dispose déjà d’un identifiant Peppol ou non. Le système l’indique clairement. Vous obtenez un écran vert si les factures Peppol sont reçues par le client ou un écran rouge si ce n’est pas encore le cas. Cela vous évite des recherches et vous donne une visibilité immédiate lors de l’envoi de factures.
Le Peppol Directory vous permet d’effectuer une recherche manuelle. Cherchez le client par son nom ou son numéro d’entreprise dans le répertoire officiel Peppol. Utilisez le format ‘0208:numéro BCE’ ou ‘9925:numéro de TVA’. Cette méthode est efficace si vous souhaitez vérifier qu’un client spécifique est déjà inscrit.
Comment convaincre un client qui n’est pas encore sur Peppol ?
Faites l’explication des avantages concrets. Les factures Peppol sont automatiquement importées dans le logiciel de comptabilité de votre client, ce qui lui permet d’économiser du temps et de l’argent et de réduire les erreurs. Les pouvoirs publics encouragent délibérément cette numérisation, car elle permet d’accélérer les paiements et de réduire la fraude. Utilisez ces arguments dans votre communication, parce qu’ils touchent directement à ce qui est important pour tout entrepreneur : l’efficacité et la maîtrise des coûts.
Renvoyez à un plan par étapes ou à Dexxter. Dans le Peppol Directory et auprès de leur fournisseur de logiciel, les entrepreneurs trouveront des instructions concrètes sur la manière de s’inscrire. Un e-mail court et convivial contenant des instructions claires et un message personnalisé fait des merveilles. Parlez par exemple des trois grands avantages : efficacité, sécurité et large acceptation par toutes les entreprises belges.
Comment éviter les doubles factures ?
Choisissez un canal et tenez-vous-y. Utilisez Peppol comme standard dès que votre client est connecté. N’envoyez jamais simultanément un PDF et une facture électronique, car cela ne fait que semer la confusion et doubler le travail comptable chez votre client.
Intégrez entièrement votre administration. Une solution intégrée telle que Dexxter transforme automatiquement les offres en factures et les factures en entrées, sans que vous ayez à retaper quoi que ce soit. Cela vous fait non seulement gagner beaucoup de temps, mais évite également les erreurs liées à la saisie manuelle.
Commencez dès maintenant à vérifier
En vérifiant dès maintenant quels clients utilisent Peppol et en accompagnant les autres étape par étape, vous éviterez le stress lorsque la loi entrera effectivement en vigueur en 2026. Soyez pragmatique : consultez régulièrement le Peppol Directory, prêtez attention aux icônes vertes dans votre logiciel et communiquez clairement sur les avantages pour vos clients.
Ainsi, non seulement vous serez prêt pour l’avenir de la facturation électronique, mais vous aiderez aussi vos clients dans leur transition vers le numérique. Une situation de bénéfice mutuel qui ne fera que renforcer votre relation commerciale.