De plus en plus d’indépendants reçoivent des factures électroniques via Peppol. Au lieu d’un fichier PDF, vous recevez un fichier XML que votre logiciel de comptabilité reconnaît de manière automatique. Mais que faire avec ?
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau sécurisé pour la facturation électronique. Les fournisseurs et les clients envoient leurs factures via leur logiciel de comptabilité ou un point d’accès Peppol. Les factures Peppol sont des fichiers XML structurés que votre logiciel lit de manière automatique. Le fichier PDF qui accompagne la facture Peppol n’est qu’une copie lisible ; seul le fichier XML a une valeur juridique.
Que se passe-t-il lorsque vous recevez une facture Peppol ?
Les factures Peppol ne sont pas payées automatiquement. Votre comptabilité lit automatiquement la facture, mais celle-ci reste une demande de paiement. Vous devez approuver la facture vous-même et la payer par virement bancaire ou par tout autre moyen convenu.
En Belgique, le délai de paiement standard est de 30 jours. Un délai plus long est possible, mais jamais supérieur à 60 jours. Aucune date d’expiration n’est mentionnée ? Vous devez alors payer dans les 30 jours.
Comment traiter correctement les factures Peppol
- Réception dans votre logiciel
Les logiciels de comptabilité modernes tels que Dexxter sont connectés à Peppol et vous attribuent un identifiant Peppol. Les factures arrivent automatiquement dans votre administration. - Vérification de la facture
Comparez le montant, le taux de TVA et la date de livraison avec votre commande et le bon de livraison éventuel. - Approbation ou contestation
La facture est-elle correcte ? Enregistrez-la et lancez le processus de paiement. Quelque chose ne va pas ? Envoyez une contestation écrite (e-mail ou lettre recommandée) avec le numéro de la facture, la date et vos notes. Ne payez que la partie non contestée « sous réserve ». - Demande de note de crédit en cas d’erreurs
Les factures Peppol ne peuvent pas être modifiées. En cas d’erreur, le fournisseur doit envoyer une note de crédit via Peppol, puis une nouvelle facture. - Conservation des documents
Conservez la facture XML et le fichier PDF pendant sept années pour l’administration de la TVA. Chez Dexxter, cela se fait de manière automatique.
Pourquoi commencer dès maintenant ?
À partir de 2026, vous risquez des amendes si vous ne pouvez pas recevoir ou envoyer des factures électroniques. Voici les avantages si vous travaillez dès maintenant avec Peppol :
- Traitement plus rapide – Les factures sont lues de manière automatique, ce qui réduit les erreurs et les tâches administratives.
- Moins de stress – Vous n’avez pas besoin de modifier vos processus à la hâte lorsque l’obligation entrera en vigueur.
- Meilleure collaboration – Vous vous connectez plus facilement aux fournisseurs et clients qui travaillent déjà de manière numérique.
Conclusion
Les factures Peppol sont l’avenir de la facturation commerciale. À partir de 2026, les entreprises belges devront envoyer et recevoir leurs factures B2B via un outil tel que Dexxter. Vous profiterez ainsi des avantages de la facturation numérique sans surprise.