De plus en plus d’indépendants reçoivent des factures électroniques via Peppol. Au lieu d’un fichier pDF, vous recevez un fichier XML que votre logiciel de comptabilité reconnaît de manière automatique. Mais que faire avec ?
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau sécurisé pour la facturation électronique. Les fournisseurs et les clients envoient leurs factures via leur logiciel de comptabilité ou un point d’accès Peppol. Une facture Peppol est un fichier XML structuré que votre logiciel lit de manière automatique. Le pDF qui l’accompagne n’est qu’une copie lisible ; seul le fichier XML a une valeur juridique.
Que se passe-t-il lorsque vous recevez une facture Peppol ?
Une facture Peppol n’est pas payée automatiquement. Votre comptabilité lit automatiquement la facture, mais celle-ci reste une demande de paiement. Vous devez approuver la facture vous-même et la payer par virement bancaire ou par tout autre moyen convenu.
En Belgique, le délai de paiement standard est de 30 jours. Un délai plus long est possible, mais jamais supérieur à 60 jours. Il n’y a pas d’état de date d’expiration ? Vous devez alors payer dans les 30 jours.
Comment traiter correctement une facture Peppol
- Réception dans votre logiciel
- Les logiciels de comptabilité modernes tels que Dexxter sont connectés à Peppol et vous attribuent un identifiant Peppol. Les factures arrivent automatiquement dans votre administration.
- Vérifiez la facture
- Comparez le montant, le taux de TVA et la date de livraison avec votre commande et le bon de livraison éventuel.
- Approuver ou contester
- La facture est-elle correcte ? Enregistrez-la et lancez le processus de paiement. Quelque chose ne va pas ? Envoyez une contestation écrite (e-mail ou lettre recommandée) avec le numéro de la facture, la date et vos notes. Ne payez que la partie non contestée « sous réserve ».
- Demander une note de crédit en cas d’erreurs
- Une facture Peppol ne peut pas être modifiée. En cas d’erreur, le fournisseur doit envoyer une note de crédit via Peppol, puis une nouvelle facture.
- Conserver les documents
- Conservez la facture XML et le pDF pendant sept années pour la comptabilité tVA. Chez Dexxter, cela se fait de manière automatique.
Pourquoi commencer dès maintenant ?
À partir de 2026, vous risquez des amendes si vous ne pouvez pas recevoir ou envoyer des factures électroniques. En travaillant dès maintenant avec Peppol :
- Traitement plus rapide – Les factures sont lues de manière automatique, ce qui réduit les erreurs et les tâches administratives.
- Moins de stress – Vous n’avez pas besoin de modifier vos processus à la hâte lorsque l’obligation entrera en vigueur.
- Meilleure collaboration – Vous vous connectez plus facilement aux fournisseurs et clients qui travaillent déjà de manière numérique.
Conclusion
Les factures Peppol sont l’avenir de la facturation commerciale. À partir de 2026, les entreprises belges devront envoyer leurs factures B2B via Peppol et les recevoir via un outil tel que Dexxter. Vous profiterez ainsi des avantages de la facturation numérique sans surprise.
