En tant qu’indépendant, il vous arrive parfois d’engager des frais pour un client. Il peut s’agir de nuitées à l’hôtel, de courses en taxi ou d’autres dépenses. Mais comment facturer ces frais à un client ? Et quelles en sont les implications pour votre comptabilité et la TVA ?
Dans cet article, nous vous fournissons une explication étape par étape.
Via une facture de vente
Si vous souhaitez refacturer des frais à votre client, vous devez toujours créer une facture de vente. C’est à vous de sélectionner la manière dont vous procédez :
- Sur la même facture : vous mentionnez les frais refacturés en même temps que vos propres prestations.
- Sur une facture distincte : vous établissez une facture uniquement pour les frais refacturés.
Les deux options sont autorisées, le traitement comptable reste le même.
Exemple
Vous payez une nuit d’hôtel de 200 € lors d’une mission à l’étranger.
Vous mentionnez les 200 € sur votre facture de vente et ce montant est comptabilisé comme chiffre d’affaires dans votre comptabilité.
Quel est l’impact sur la comptabilité ?
Vous créez une facture de vente à l’intention de votre client pour lui refacturer des frais. Les frais refacturés constituent du chiffre d’affaires pour votre comptabilité. Il n’existe pas de règle particulière pour les frais refacturés. Vous les facturez et ils sont inclus dans votre chiffre d’affaires.
Vous enregistrez ensuite ces dépenses dans votre comptabilité. Les frais que vous refacturez à votre client apparaissent ainsi comme un coût dans la comptabilité. Il ne reste donc aucun bénéfice dans la comptabilité.
- Les frais refacturés deviennent du chiffre d’affaires dans la comptabilité.
- En même temps, vous enregistrez également le coût d’origine dans votre propre comptabilité.
- Le chiffre d’affaires et la charge s’annulent ainsi mutuellement, ce qui ne génère aucun bénéfice supplémentaire.
Exemple
Vous facturez 200 € de frais d’hôtel à votre client, ce qui représente 200 € de chiffre d’affaires. Vous enregistrez la facture de l’hôtel en tant que charge, ce qui représente 200 € de dépenses. Effet net : aucun bénéfice supplémentaire dans votre comptabilité.
Vous n’avez plus de justificatif à enregistrer dans votre comptabilité ?
Si vous avez perdu le document original (par exemple un ticket de taxi), vous ne pouvez pas enregistrer la dépense.
Grâce à vos relevés bancaires, vous savez combien cela a coûté, vous savez donc quelles dépenses vous devez refacturer à votre client. Vous ajoutez cet élément à votre facture de vente ; les frais refacturés sont donc facturés et comptabilisés dans votre chiffre d’affaires.
Vous n’avez plus de justificatif pour la course de taxi car vous avez perdu le ticket. Vous ne pouvez donc pas enregistrer cette dépense dans votre comptabilité.
- Comme toujours, la dépense refacturée reste du chiffre d’affaires
- Comme il n’y a pas de dépense en contrepartie, il reste un bénéfice supplémentaire dans votre comptabilité
Exemple
Vous refacturez 100 € de taxi à votre client, mais vous n’avez pas de ticket.
- Vous facturez 50 € à votre client, ce qui constitue un chiffre d’affaires.
- Sans justificatif, vous ne pouvez pas comptabiliser ces 50 € comme une dépense.
Répercuter des frais sur un client : qu’en est-il de la TVA ?
La TVA sur vos frais répercutés suit le même taux de TVA que l’activité principale, c’est-à-dire vos prestations. L’activité accessoire suit l’activité principale.
La TVA sur les frais refacturés suit toujours le taux de TVA de votre prestation, et non celui du coût d’origine.
Exemple
- Vous fournissez des prestations avec un taux de TVA de 21 %
- Vous refacturez des frais d’hôtel avec un taux de TVA de 6 % sur le ticket d’origine. Sur votre facture de vente, vous facturez les frais d’hôtel avec un taux de TVA de 21 %
Cela peut paraître étrange, mais l’élément accessoire (frais d’hôtel) suit le taux de TVA de l’élément principal (prestations). Il n’y a là ni avantage ni inconvénient. Dans ce cas, vous facturez avec un taux de TVA de 21 %, vous recevez cette TVA supplémentaire et vous la reversez à l’administration fiscale. Votre client peut récupérer cette TVA facturée.
Exception au taux de TVA
Si vous refacturez uniquement des frais sans autres prestations, vous appliquez le taux de TVA du coût d’origine. Cela est rare dans la pratique.
Exception à la refacturation via une facture de vente : transfert purement financier
Il existe une exception où vous n’établissez pas de facture de vente. S’il s’agit d’un transfert purement financier, vous ne devez pas refacturer de frais à un client.
Vous avancez financièrement un coût, mais le document est directement enregistré dans la comptabilité du client. Vous n’enregistrez donc pas le coût dans votre comptabilité, vous avez simplement payé.
Vous n’enregistrez pas le coût dans votre propre comptabilité et ne recevez que le remboursement du montant avancé. Il s’agit d’un remboursement purement financier, et non d’un coût refacturé.
Vous ne devez donc pas non plus créer une facture de vente pour refacturer le coût à votre client. Car dans votre comptabilité, il ne s’est rien passé.
En résumé
- La refacturation effective des coûts se fait toujours via une facture de vente.
- Les coûts refacturés constituent du chiffre d’affaires, mais vous enregistrez également le coût d’origine, ce qui fait qu’il ne reste aucun bénéfice.
- Sans pièce justificative, vous ne pouvez pas comptabiliser le coût et il en résulte un bénéfice supplémentaire.
- En matière de TVA, le principe suivant s’applique : l’accessoire suit le principal. Ce n’est que si vous ne fournissez aucune prestation que vous utilisez le taux de TVA du coût d’origine.
- Il s’agit d’un simple transfert financier ? Dans ce cas, vous n’établissez pas de facture.
