Je hebt het misschien al wel eens gehoord: “Stuur je de factuur op want het is op de zaak” of “Mag ik het restaurantbonnetje voor mijn boekhouding”. Het lijkt soms wel dat er voor een zelfstandige alleen maar aftrekbare kosten voor zijn boekhouding zijn. Zeker als startende zelfstandige kan je daarom al wel eens twijfelen of iets wel of niet in je boekhouding mag.
Wat zijn aftrekbare kosten voor je boekhouding?
Ruim geformuleerd kan je stellen dat een beroepskost een uitgave is die nuttig is voor je zelfstandige activiteit. De fiscus omschrijft het iets formeler als “Een fiscaal aftrekbare beroepskost dient om je omzet te behouden of te vergroten”.
Dat laat natuurlijk nog altijd heel wat ruimte voor interpretatie en die zal er ook altijd blijven. Het is namelijk aan jou om (bij fiscale controle) aan te tonen waarom een bepaalde uitgave nuttig was voor je zelfstandige activiteit. Voor sommige uitgaven is dat evident, bij andere uitgaven zal je misschien even wat toelichting moeten geven.
Als je een uitgave hebt gedaan en je twijfelt om het bonnetje of factuur in je boekhouding te stoppen, stel je dan even de volgende vraag: als ik als werknemer dezelfde uitgave doe, maar dan voor het bedrijf van mijn werkgever, zou mijn werkgever deze uitgave dan terugbetalen?
Is het antwoord ja, dan heb je al een stevige indicatie dat die uitgave wel degelijk in je eigen boekhouding mag als beroepskost.
Tip:
Wees zo eerlijk mogelijk. Overdrijf niet en laat Dexxter je zoals altijd goed begeleiden. 😉
Waarom zijn aftrekbare kosten zo handig voor je boekhouding?
Als zelfstandig ondernemer betaal je personenbelasting op je winst. Maakt niet uit of je student-ondernemer, ondernemer in bijberoep of hoofdberoep bent, de winst van je zelfstandige activiteit bepaalt je belastingbrief. Om tot die winst te komen, trek je beroepskosten van je omzet af. Wat er overblijft is je winst en daar betaal je belastingen op.
Met andere woorden, hoe meer beroepskosten je bij elkaar kan sprokkelen, hoe minder winst er overblijft en hoe minder belastingen jij betaalt. Best handig dus zo’n beroepskost, maar er is uiteraard ook een nadeel: elke beroepskost moet ook effectief worden betaald.
Wat heb ik nodig voor mijn boekhouding?
Hier heb je een duidelijk verschil tussen btw recupereren of een beroepskost aantonen.
Btw recupereren én kost inbrengen
Wil je namelijk de beroepskost aantonen én btw recupereren op een aankoop, dan moet je effectief een 100% correcte factuur hebben voor je boekhouding. Zo moet dat factuur bijvoorbeeld ook alle nodige gegevens vermelden, zoals je btw-nummer en een duidelijke omschrijving van de aankoop.
Binnen een Europese context is er het principe van de btw, btw-wetgeving is namelijk iets typisch Europees. Alle Europese bedrijven zullen je bijgevolg een correct factuur kunnen bezorgen omdat zij onder min of meer dezelfde btw-spelregels vallen.
Als het gaat over niet-Europese-landen, deze kennen het principe van de btw niet. Veel van deze niet-Europese-landen hebben hun eigen systeem, maar dat is (niet noodzakelijk) hetzelfde systeem als de btw.
Als je dus een factuur krijgt van een niet-Europese-leverancier, hoef je deze niet zo streng te bekijken als van een Europese leverancier. Een Europese leverancier zal bijvoorbeeld altijd een ondernemingsnummer hebben of toch minstens iets soortgelijks. Een niet-Europese leverancier kan perfect geen ondernemingsnummer hebben.
Bijgevolg, mag je het percentage btw-aftrek (stap 4 in Dexxter tijdens het inboeken van een uitgave) handhaven op 100% of even hoog als het beroepsmatig percentage als dat geen 100% is.
Tip:
Dexxter biedt gratis webinars en online cursussen zodat je steeds up-to date bent met jouw boekhoudkennis!
Enkel de beroepskost aantonen (én geen btw recupereren)
Bijvoorbeeld, omdat je btw-vrijgesteld bent. In zo’n geval zal je sowieso geen btw kunnen recupereren.
Of bijvoorbeeld omdat je btw-plichtig bent, maar de uitgave geen btw omvat. Denk bijvoorbeeld aan het inbrengen van huurgeld, klassiek wordt er op huurgeld geen btw aangerekend en moet je bijgevolg niet stilstaan over het al dan niet recupereren van btw.
Als je enkel en alleen de beroepskost wil aantonen, dan kan je gebruik maken van een factuur, een bonnetje, een ontvangstbewijs, onkostennota … Alles waarmee je kan aantonen wat je hebt gekocht (een omschrijving van je aankoop) en hoeveel het heeft gekost volstaat om een beroepskost in te boeken.
In zo’n geval moet je ook niet wakker liggen dat je ondernemingsnummer niet op het document staat. Zolang je via een document kan aantonen wat je hebt gekocht, hoeveel je er voor hebt betaald en dat je een verhaal hebt waarom je het beroepsmatig gebruikt, zit je goed om beroepskosten aan te tonen.
Enkele voorbeelden
We gaan er uiteraard vanuit dat de uitgaven hieronder beroepsmatige aankopen zijn. Met andere woorden dat het aankopen zijn die je onderneming vooruit helpen!
Je koopt iets aan via Bol.com en je krijgt een betaalbevestiging in je mailbox.
Btw-recupereren? Nee, het is een betaalbevestiging, geen factuur.
Beroepskost bewijzen? Jawel, de betaalbevestiging zal voldoende omschrijven wat je hebt gekocht.
Een btw-bon op restaurant.
Btw recupereren? Nee, het is geen factuur. Ondanks de benaming “btw-bon” kan je hier als ondernemer geen btw op recupereren.
Beroepskost bewijzen? Jawel, kan in je boekhouding.
Je koopt wat bureaumateriaal aan bij MediaMarkt en krijgt een factuur mee met je ondernemingsnummer op.
Btw recupereren? Jawel, het is een factuur dus kan je btw op recupereren.
Beroepskost? Zeker en vast, op de factuur is voldoende omschreven wat je hebt aangekocht.
Je koopt wat bureaumateriaal aan bij MediaMarkt, je krijgt een kassaticket mee, maar vergeet om een factuur aan te vragen.
Btw recupereren? Nee, het is geen factuur.
Beroepskost? Jawel, op het kassaticket zal een omschrijving staan van je aangekochte items.
Je hebt enkel en alleen een bankafschrift van je aankoop bij Mediamarkt.
Btw recupereren? Nee, het is geen factuur.
Beroepskost? Nee, want een bankafschrift zegt niets over wat je nu exact hebt gekocht.
Je gebruikt een bankafschrift om een maandelijks terugkerende uitgave in de boekhouding te stoppen, bijvoorbeeld de huur.
Btw recupereren? Nee, het is geen factuur.
Beroepskost? Ja! Het bankafschrift op zich is dan wel onvoldoende om aan te tonen waarover het exact gaat, maar op moment van fiscale controle zal je aanvullend bijvoorbeeld nog het huurcontract kunnen voorleggen.
Een lijstje van kosten?
We hebben nog een handig lijstje aan aftrekbare kosten klaarstaan voor de eenmanszaak. Ook via de website van KBC kan je nog enkele handige voorbeelden terugvinden van aftrekbare beroepskosten.
