Wat is een factuur? 🔎
Laat ons beginnen met de belangrijkste vraag: wat is dat eigenlijk, een factuur? Een factuur is de rekening die jij als ondernemer naar je klanten stuurt nadat jij je goederen of diensten geleverd hebt. Daarmee weet je klant hoeveel hij moet betalen, wanneer hij dat moet doen, op welke rekening hij dat bedrag mag storten en welke diensten of producten je leverde.
Omdat je op je factuur duidelijk het woord ‘factuur’ moet vermelden, is het belangrijk om te weten dat je weldegelijk factuur met een c schrijft en niet faktuur met een k. Nu we het er over hebben, laten we je ook even weten dat het ‘de factuur’ is en niet ‘het factuur’.
Welke soorten facturen bestaan er? 📃
Nu je weet wat een factuur is, ga je nu ontdekken welke soorten facturen er bestaan en wanneer je welke versie opstelt.
1️⃣ Aankoopfactuur
Een andere naam voor de aankoopfactuur is een inkoopfactuur. Deze factuur beschrijft welke goederen of diensten jij hebt gekocht van je leverancier, wanneer je die gekocht hebt en hoeveel dat er zijn. Onderaan vind je het totaalbedrag dat jij moet betalen en voor wanneer je dat moet doen.
2️⃣ Verkoopfactuur
Wanneer je goederen of diensten levert aan een klant, stel je een verkoopfactuur op. Hierin zet je wat je geleverd hebt aan wie, hoeveel dat kost, wat de totaalprijs is, wanneer de klant moet betalen en hoe die dat kan betalen.
Je factuur moet verplicht bepaalde informatie bevatten zoals een factuurnummer en de factuurdatum. Lees hoe je een correcte factuur moet opstellen in ons eenvoudig stappenplan.
3️⃣ Proforma factuur
Met een proforma factuur geef je je klant een schatting van de uiteindelijke prijs van de goederen of diensten die je zal leveren. Je bezorgt hem aan de klant na de goedkeuring van de offerte als een extra bevestiging. Soms is deze factuur nodig voor de levering van goederen. Het is nog geen aanvraag tot betaling, zoals een verkoopfactuur, maar bevat al wel dezelfde informatie.
4️⃣ Periodieke of tussentijdse factuur
Werk je aan een groot of langdurig project? Dan kan je je klant vragen om in de tussentijd al een deel van het bedrag te storten. Zo moet jij niet alle kosten blijven voorschieten en kan je het nodige materiaal of andere kosten (blijven) betalen.
5️⃣ Creditnota
Een creditnota lijkt heel erg op een factuur, maar werkt in de tegenovergestelde richting. Je maakt een creditnota op om een bedrag kwijt te schelden. Heb je per ongeluk te veel aangerekend op je laatste factuur? Of heb je een factuur toevallig twee keer opgesteld? Dan zet je het bedrag dat je klant niet meer moet betalen op de creditnota, want de definitieve factuur mag je niet meer aanpassen nadat die verzonden is naar de klant.
Tip:
Verlies geen tijd meer met het opmaken, versturen en opvolgen van jouw facturen & offertes. Met Dexxter doe je het snel & ben je altijd 100% in orde.
Wat zijn de verplichte vermeldingen op een factuur? 🪪
Omdat een factuur een officieel document is, zijn er bepaalde zaken die je wettelijk moet vermelden. Wij sommen ze even voor je op:
- je bedrijfsgegevens: naam, adres, contactgegevens en btw-nummer
- je bankrekeningnummer
- de gegevens van de ontvanger: naam, adres, eventueel btw-nummer
- het woord ‘factuur’
- de factuurdatum
- het factuurnummer
- beschrijving van de geleverde goederen of diensten
- de hoeveelheid van de geleverde diensten
- de eenheidsprijs en eventuele korting
- het totaalbedrag met en zonder btw
- het btw-tarief dat je toepast (6%, 21%, …)
- de plaats waar de factuur werd opgemaakt
- wanneer en op welk rekeningnummer de ontvanger moet betalen,
- eventuele vermelding die de klant bij de betaling moet zetten
- het gerechtelijk arrondissement waartoe je zaak behoort
Hoe maak je een factuur? ✍️
Hoe ga je nu effectief aan de slag? Waar begin je mee? Je kan een factuur eigenlijk maken in 10 stappen. Het belangrijkste waarmee je rekening moet houden is dat je alle verplichte informatie vermeldt, de factuur in tweevoud opstelt (voor jezelf en voor je klant) en dat je hem opstelt in het Nederlands.
Voorbeelden van goede facturen
Wanneer je begint aan je factuur is het natuurlijk altijd eenvoudiger om je te baseren op een paar voorbeelden van facturen. Zo vermijd je eventuele fouten op je factuur en voorkom je boetes en betwistingen of onduidelijkheden.
Tip:
Via de templates van Dexxter, maak je nooit nog een foute factuur op, probeer ons platform voor 30 dagen gratis uit!
Hoe ga je om met onbetaalde facturen? 🤷
Om te voorkomen dat je met onbetaalde facturen achterblijft, kan je je klant vragen om vooraf te betalen. Verspreid je jouw diensten over een langere termijn, vraag dan gerust tussentijdse betalingen, zodat je niet alles uit eigen zak moet voorschieten. Wanneer alles op voorhand duidelijk afgesproken is, is de kans kleiner dat er achteraf iets voorvalt, zoals een factuur die onbetaald blijft.
Betalingsherinneringen versturen 🔔
Het kan gebeuren dat je klant je factuur over het hoofd ziet of uit het oog verliest, maar je wil natuurlijk niet met die onbetaalde facturen blijven zitten. Daarom kan je een betalingsherinnering sturen wanneer de betalingstermijn verstreken is. Je vermeldt hierop de belangrijke info zoals op je factuur en voegt een nieuwe betalingstermijn binnen de 14 dagen toe. Probeer zeker ook eens je klant telefonisch te bereiken.
Als dit niets oplevert, stuur je een nieuwe betalingsherinnering en probeer je nog eens te bellen. Werkt dit nog steeds niet? Dan moet je verdere stappen ondernemen. Dat kan je doen in de vorm van een aanmaning en nadien schakel je de hulp in van een incassobureau.
